第一章 总 则

第一条 西安外事学院电子邮箱是学校校园网提供的常规服务之一。为了规范电子邮箱的管理，保障电子邮箱系统的安全、可靠、稳定运行，使电子邮箱系统更好地为师生服务，依据国家相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 西安外事学院电子邮箱是学校为师生和校内各单位提供的免费电子邮箱，按照服务对象分为两类：

（一）教职工/单位电子邮箱（后缀为@xaiu.edu.cn）：指面向学校教职工和校属各学院、工作部（室）及直属单位开通的电子邮箱，访问网址为：http://mail.xaiu.edu.cn，单用户邮箱大小为10G。

（二）学生电子邮箱（后缀为@post.xaiu.edu.cn）：指面向学生开通的电子邮箱，访问网址为http://stu.xaiu.edu.cn/，单用户邮箱大小为10G。

第二章 管理机构及主要职责

第三条 教学与研究部信息化建设办公室（以下简称“信息办”）是学校电子邮箱系统的维护部门，主要负责：

（一）电子邮箱的开通、停用和注销；

（二）提供电子邮箱使用过程中的技术咨询；

（三）向电子邮箱用户提供必要的技术培训；

（四）电子邮箱系统的日常维护。

第四条 电子邮箱系统因各种原因须暂停服务时，信息办应提前告知用户。

第三章 开户与注销

第五条 电子邮箱的开通

（一）教职工电子邮箱的开通：教职工在办理入职手续时，由人力资源办公室确认用户身份后，信息办开通电子邮箱，主账号为工号（字母小写），别名为中文姓名全拼（若遇重名，则在拼音后增加数字以区分），密码默认为身份证后六位。

（二）单位电子邮箱的开通：校属各学院、工作部（室）、直属单位在申请电子邮箱时，须在OA系统准确填写“部门电子邮箱申请”，本单位主要负责人审批完成后由信息办开通。

（三）学生电子邮箱的开通：新生入学后由信息办统一免费开通。

第六条 电子邮箱的注销

（一）教职工电子邮箱的注销：教职工在办理离职手续时，须本人持有效证件到信息办办理电子邮箱注销手续，信息办收到用户申请后，先办理停用（停用后用户可查看、打包下载邮件，不能收发邮件），停用之日起6个月后注销用户电子邮箱，同时清空该用户所有信息；对于已经离职但未办理邮箱注销手续的，经人力办确认后，处理办法同上。离职人员如需保留电子邮箱，须提出书面申请，说明原因并注明保留期限。

（二）学生电子邮箱的注销：学生邮箱永久保留，毕业后学生可以继续使用学校电子邮箱。

（三）单位电子邮箱的注销：单位电子邮箱如因特殊原因需要注销的，须在OA系统准确填写“部门电子邮箱变更申请”，本单位主要负责人审批完成后由信息办办理注销。

第七条 个人电子邮箱密码遗忘或遭他人篡改时，可通过已绑定的手机号或备用邮箱找回，也可凭有效证件（身份证或学生证）到信息办办理更改手续；单位电子邮箱密码遗忘或遭他人篡改时，须在OA系统准确填写“部门电子邮箱变更申请”，本单位主要负责人审批完成后由信息办办理更改手续。

第四章 使用管理

第八条 所有西安外事学院电子邮箱用户，在开通和使用电子邮箱时，必须遵守以下规定：

（一）服从实名制管理要求，保证个人信息的真实性，并对学校电子邮箱的使用行为负完全的法律责任；

（二）遵守国家的法律法规和学校的相关管理规定，保证所传送信息不得损害国家、学校和他人的利益，不得通过学校电子邮箱从事违法活动或传播不良信息；

（三）学校电子邮箱仅限符合规定的使用者本人或本单位使用，禁止用户将学校电子邮箱以任何形式转让给他人或其它单位使用；

（四）不推荐用户使用学校电子邮箱传输涉及个人或他人隐私的信息，学校对用户邮件内容造成的一切后果不承担任何责任；

（五）严禁使用弱密码，新用户第一次登录系统后，应尽快修改密码并定期更新；

（六）定期清理过期邮件，以免因存储空间限制而影响邮件的正常收发；

（七）如发生下列任何一种情形，学校有权在不提前通知用户的前提下中断或终止向用户提供电子邮箱服务，并按学校有关规定对用户进行处理：

1、利用电子邮箱传输任何骚扰性的、中伤他人的、恐吓性的、庸俗的、淫秽的、保密性的以及其他违反法律法规和学校管理规定内容的；

2、利用电子邮箱发送垃圾邮件，散播电脑病毒、木马软件、间谍软件等恶意软件或代码的；

3、电子邮箱账号被他人盗用、破坏的。

第九条 电子邮箱用户对电子邮箱的内容拥有隐私权，未经用户本人许可，任何人不得阅读用户的电子邮箱内容，应公安机关等执法机关要求的除外。

第五章 其 他

第十条 本管理办法自发布之日起执行，由教学与研究部负责解释，原《西安外事学院电子邮箱管理办法》（西外院政〔2016〕21号）同时废止。