第一章 总 则
第一条 为进一步规范我校使用正版软件行为，建立长效机制，切实增强软件产权保护意识，根据《中华人民共和国著作权法》、《计算机软件保护条例》等法律法规，以及省教育厅文件精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称正版软件是指具有合法授权，应用于计算机办公设备及系统上的操作系统软件、办公软件等通用软件。
第三条 学校软件正版化工作领导小组负责统筹全校正版软件相关工作，教学与研究部信息化建设办公室（以下简称“信息办”）负责组织落实。
第二章 日常管理
第四条 正版软件属于学校固定资产，软件的申请、使用、调拨、报废应符合学校固定资产管理要求。
第五条 各部门主要负责人为软件正版化工作第一责任人，应安排专人负责正版软件的日常管理工作，包括申请采购、管理台账、日常维护、宣传培训等。
第六条 学校每年对正版软件使用情况进行全面检查，由信息办牵头组织，通报检查结果，对检查发现的问题，督促相关部门认真整改。
第三章 配置管理
第七条 软件配置应遵循安全性、适用性、经济性和正版化的原则，不得配置非正版软件。
第八条 软件的配置应遵循以下流程：
（一）各部门根据《西安外事学院计算机软硬件采购制度》相关要求，结合实际工作需要报送《软件使用需求申请表》（附件1）至信息办；信息办统计汇总后，根据软件配置原则和流程，编制年度《软件采购计划表》（附件2），申请软件采购预算。
（二）信息办根据各部门报送的《软件使用需求申请表》，对相关软件进行统一测试和试用，综合考虑软件的价格、兼容性、安全性和售后服务等因素，提供软件选型建议。
（三）保障部财务管理办公室确保软件采购经费纳入年度预算，明确资金来源和经费保障，并对预算执行情况进行审核监督。
（四）保障部招标与采购办公室按照《软件采购计划表》做好软件的采购工作，采购软件时应当对软件的兼容性、授权方式、许可数量、使用年限、软件安全、升级和售后服务提出具体要求，同时应注意软硬件的适配性，确保新采购的计算机设备符合预装正版操作系统等软件的要求。
（五）学校采购的软件，因以下情况申请报废的，需经过信息办鉴定，严格履行资产处置报批手续：
1.已经达到规定的最低使用年限，且无法继续使用的。
2.未达到规定的最低使用年限，因技术进步等原因无法继续使用的。
3.未达到规定的最低使用年限，因计算机硬件报废，且无法迁移到其他计算机上继续使用的。
第四章 软件台账
第九条 各部门负责建立和维护本部门正版软件台账，确保台账与实际使用情况一致，信息办负责汇总整理全校正版软件台账。
第十条 正版软件台账应按照规范建立，内容包括：软件名称、版本、来源类型、许可证(授权书)编号、有效期、供货商、价格、购买日期、安装及使用情况等。同时对有关的软件介质、说明书、使用许可证(或合同)等相关资料妥善保存。
第五章 安装维护
第十一条 学校建立正版软件平台，用于向校内各部门提供正版软件的下载和更新，由信息办负责维护，确保平台稳定运行。
第十二条 凡是纳入西安外事学院资产的计算机必须安装正版软件，并实时更新，确保安全。
第十三条 在正版软件使用过程中，禁止以下行为：
（一）擅自复制和销售计算机软件产品的复制品；
（二）在购买计算机等设备时，安装非正版软件；
（三）超出授权使用许可的要求扩大安装范围；
（四）下载安装未经授权的软件。
第十四条 对于非法使用软件给学校造成影响的，一经查出除追究相关责任人的责任外，还将追究相关部门责任人的行政管理责任。
第六章 考核评议
第十五条 软件正版化领导小组应定期对各部门软件正版化工作进行考核、评议。考核内容包括：
（一）责任制落实情况；
（二）采购及使用情况；
（三）台账建立情况；
（四）安装维护情况；
（五）宣传培训情况。
第十六条 考核按照评议结果分为“优秀”、“合格”、“基本合格”、“不合格”四个等级，考核结果将作为各部门年终考核的重要依据。对于被评为“不合格”的部门，要对相关责任人进行诫勉谈话，情节严重的，给予相应处理。
第七章 附 则
第十七条 本办法自发布之日起执行，由教学与研究部信息化建设办公室负责解释。